Administratief en financieel beheer

Er wordt onderscheid gemaakt tussen administratief en financieel beheer. Administratief beheer richt zich voornamelijk op de organisatie van de Vereniging van Eigenaren. Dat varieert van het actualiseren van het ledenbestand tot het verzorgen van een informatiebalie voor de leden van de VvE. Financieel beheer – het woord zegt het al – ontfermt zich over de financiële aspecten. Van het betalen van de rekeningen tot het opstellen van een liquiditeitsplan.

Administratief beheer kan uw VvE eventueel ook bijstaan bij het opstellen van een Huishoudelijk reglement of bij het samenstellen van een Handboek voor de leden van de vereniging.

Administratief en financieel beheer zorgt samen met Technisch beheer voor een Meerjaren Onderhouds Planning (MOP). Een evenwichtige liquiditeitsprognose over een periode van 10 tot 25 jaar ten aanzien van het planmatig onderhoud. Hierop kan voor de lange termijn de vaste bijdrage van de eigenaars worden gebaseerd. Dat toont dan een constante lijn zonder uitschieters. De eigenaars komen gedurende deze periode dus nooit voor onverwachte uitgaven te staan.

De diensten, in willekeurige volgorde:

Administratieve diensten

• Het bijhouden van het ledenregister
• Mutaties in het eigenarenbestand verwerken
• Het organiseren, convoceren, bijwonen en notuleren van algemene ledenvergaderingen
• Het verzorgen van de correspondentie voor de vereniging
• Vanuit de registraties informatie beschikbaar stellen voor bestuur en leden van de VvE
• Het bijwonen en notuleren van bestuursvergaderingen en commissievergaderingen.

Financiële diensten

• Het verzorgen van de complete administratie
• Het opzetten en bijhouden van de crediteuren- en debiteurenadministratie
• Het controleren en betalen van facturen
• Het opstellen van de jaarrekening
• Het verstrekken van financiële kwartaalverslagen aan het bestuur van de VvE
• Het maandelijks bij de leden incasseren van de voorschotservicekosten
• Het beschikbaar stellen van gegevens voor de kascontrolecommissie
• Het opstellen van de begroting
• De afrekeningen van de stookkosten verzorgen
• Het opstellen van een liquiditeitsplan.